Czy pracownik, który użytkował samochód prywatny podczas delegacji służbowej musi przedstawiać paragon?

Koszty podróży służbowej powinny zostać udokumentowane w sposób ustalony przez pracodawcę, w szczególności w formie oświadczenia pracownika.

Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób prawnych – nie uznaje się za koszty podatkowe wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (kilometrówki). Pracodawca może zatem zwrócić pracownikowi dowolną kwotę, którą uzna za odpowiadającą kosztom eksploatacji w podróży służbowej prywatnego samochodu pracownika. Od pracodawcy zależy też, jakie dokumenty ma pracownik na okoliczność zwrotu przedstawić. Nie ma w szczególności przeszkód, by koszt ten wynikał z oświadczenia pracownika (jak tu – w wysokości wynikającej z kilometrówki). Pracownik zatem nie musi przedstawiać paragonu, jeśli nie wymaga tego pracodawca.

Jeśli jednak wypłacony na podstawie zasad ustalonych przez pracodawcę zwrot będzie wyższy niż wynikający z kilometrówki, to w rachunku podatkowym będzie mogła zostać ujęta tylko niższa, wynikająca z kilometrówki kwota.

Jeśli zatem pracodawca zaakceptuje żądanie pracownika co do kwoty 62,40 zł jako zasadne, odpowiadające rzeczywistemu kosztowi, to kwota ta, jako zgodna z kilometrówką, będzie kosztem uzyskania przychodu, o ile zostanie rzeczywiście wypłacona.